FAQ ospiti e visitatori

È necessario aprire un invito online tramite il portale GRS (Guest Registration Service) con almeno 10 giorni di anticipo rispetto alla data di arrivo/data di inizio attività dell’ospite. Nel modulo sarà necessario specificare l’eventuale trattamento economico previsto per l’ospite, i fondi sui quali graverà la spesa e l’eventuale richiesta di attivazione delle facilities (badge, ufficio, account, ecc.).

Sì, è possibile, tranne nel caso del Visiting Scientist con rimborso forfetario (vedi quesito 18). La SISSA dispone di alcuni accordi quadro con delle strutture alberghiere a Trieste. Per sapere quali sono tali strutture convenzionate si invita a contattare il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

Ciò è possibile, ma è preferibile adottare tale opzione per lo più per viaggi intercontinentali, in quanto per altre tipologie di viaggio essa potrebbe rivelarsi non vantaggiosa. La SISSA dispone di un’agenzia viaggi convenzionata. Per attivare tale opzione si raccomanda di contattare il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

Di norma i compensi e i rimborsi forfetari vengono assoggettati a una ritenuta IRPEF, la quale corrisponde al 20% per chi è fiscalmente residente in Italia nel corso dell’anno solare oppure al 30% per chi è fiscalmente residente all’estero. La situazione però va verificata caso per caso, pertanto si consiglia di contattare il team ospiti dell’ufficio eventi per approfondimenti (events@sissa.it).

È previsto che gli inviti debbano essere attivati entro 10 giorni dall’arrivo dell’ospite. Ciononostante, in casi eccezionali, è possibile aprire un invito in deroga a tale limite, ma è necessaria un’autorizzazione della Direzione della SISSA. In questi casi è sufficiente inserire l’invito in GRS e il sistema richiederà in automatico l’autorizzazione alla Direzione a derogare al preavviso di 10 giorni. Si ricorda che non sarà possibile convalidare l’invito da parte degli uffici finché esso non verrà autorizzato dalla Direzione.

Sebbene GRS permetta in qualsiasi momento di effettuare delle modifiche all’invito, si invitano gli utenti a NON effettuare modifiche agli inviti qualora essi siano già stati presi in carico dall’ufficio eventi. Questo per evitare che tali modifiche possano non essere notificate agli uffici. In questi casi si raccomanda invece di scrivere a events@sissa.it per riportare i cambiamenti sul modulo GRS.

Quando è necessario attribuire una scrivania a un ospite è compito del referente scientifico individuare la stanza da assegnare. Si fa presente che l’ufficio eventi non dispone della situazione aggiornata degli spazi disponibili all’interno delle singole aree. Si raccomanda pertanto di valutare gli spazi disponibili presso la propria area/gruppo di ricerca di afferenza, eventualmente rivolgendosi al proprio Coordinatore di Area/Responsabile di gruppo di ricerca. Si segnala anche l’esistenza del portale Room Management, sul quale sono visionabili eventuali disponibilità temporanee degli uffici.

È possibile attribuire un compenso a chi svolge uno o più seminari o partecipi a una commissione d’esame, sia che l’attività venga svolta online sia che venga svolta in presenza. Ovviamente, se l’attività si svolge online, non si possono prevedere rimborsi spese.

Si consiglia di contattare il team ospiti dell’ufficio eventi nel caso in cui il compenso debba essere attribuito a ospiti stranieri (events@sissa.it).

La differenza sta nel tipo di attività principale svolta dall’ospite. Quando la finalità principale della visita è quella di svolgere un seminario o prendere parte a una commissione d’esame è opportuno applicare la relativa tipologia di invito. Il Visiting Scientist invece ha come finalità principale quella di svolgere una collaborazione scientifica a titolo gratuito con un referente SISSA, per la quale possono essere previsti soltanto rimborsi spese (analitici o forfetari).

Il compenso orario è concepito come un corrispettivo conferito a fronte di una prestazione lavorativa occasionale resa da un esperto in un certo campo scientifico, come ad esempio il caso di un ospite che svolge uno o più seminari rivolti alla comunità SISSA oppure il caso di un ospite che ricopre il ruolo di commissario esterno nell’ambito di esami di ammissione o esami di PhD.

Il rimborso forfetario è invece una delle due modalità possibili per poter rimborsare le spese sostenute da un proprio collaboratore per raggiungere la SISSA e far fronte alle spese locali per l’espletamento di una collaborazione scientifica resa a titolo gratuito. Non si tratta quindi di un compenso corrisposto a fronte di una prestazione lavorativa resa dall’ospite. Il rimborso forfetario delle spese è infatti attivabile soltanto per i Visiting Scientist.

Si consiglia di verificare che l’ospite abbia debitamente compilato i dati richiesti online, accettando l’invito e caricando una copia di un documento d’identità. Infatti, se l’ospite non porta a conclusione questa fase, il sistema non produce le notifiche agli uffici coinvolti (Reception, Ufficio Tecnico, ecc.). Per la produzione delle notifiche è necessario che l’invito GRS passi allo status “Attesa arrivo ospite”. Altrimenti si consiglia di contattare il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

È possibile rimborsare il viaggio di un ospite che viaggia da/verso una località diversa dal suo luogo di lavoro, purché il costo rientri nell’ambito dei massimali stabiliti dal Regolamento Visiting Scientist (vedi Art. 3, comma 1). Per consuetudine gli stessi massimali di spesa vengono applicati agli inviti per seminari/sessione di valutazione. Per casi particolari si consiglia di contattare preventivamente il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

Nel caso di un ospite invitato a svolgere dei seminari o a prendere parte a una sessione di valutazione, il compenso orario può essere attribuito per un ammontare che può variare da un minimo di 40 Euro a un massimo di 150 Euro lordi all’ora.

Il numero di ore attribuibili deve essere determinato dal referente scientifico, tenendo conto dell’impegno orario richiesto all’ospite. Quindi, nel caso di seminari, va considerato il numero di ore di seminario svolte. Eventualmente si può tenere conto anche del tempo impiegato per la preparazione del seminario. Nel caso di sessioni di valutazione, vanno tenute in considerazione le ore impiegate per lo svolgimento dell’esame e per la revisione/correzione di eventuali elaborati scritti.

Se in GRS viene selezionata questa tipologia di ospite è attribuibile soltanto il rimborso spese in forma analitica su presentazione della documentazione di spesa. Oltre al rimborso è possibile attribuire il compenso orario, come indicato nel precedente quesito.

In questi casi è necessario richiedere all’ospite di esprimere il proprio consenso al diritto d’immagine e alla diffusione del proprio seminario nel web tramite la sottoscrizione di un’apposita liberatoria, la quale va firmata una volta presa visione di un’informativa. I moduli in versione italiana e inglese sono reperibili presso il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

Una volta firmata la liberatoria, essa va inviata a protocollo@sissa.it (events@sissa.it in cc).

Si ricorda che è importante specificare nella liberatoria la data e il titolo del seminario, in maniera da identificare l’evento per il quale l’ospite esprime il proprio consenso.

Il regolamento Visiting Scientist non prevede tale possibilità. Si presume infatti che la collaborazione scientifica, la quale è l’attività principale di un ospite invitato con tale tipologia, venga svolta a titolo gratuito, ovvero senza la corresponsione di un compenso. È invece previsto che il Visiting Scientist possa ricevere un rimborso per le spese di viaggio e per le spese di alloggio e vitto sostenute nel corso del soggiorno a Trieste. Tale rimborso può essere conferito in forma forfetaria (soggetta a tassazione) o alternativamente in forma analitica (non tassata), con presentazione dei documenti di spesa in originale.

Il rimborso forfetario e quello analitico non possono essere abbinati.

Nel caso in cui si opti per il trattamento forfetario di un Visiting Scientist non è possibile prenotare servizi con fatturazione diretta alla SISSA. L’ospite dovrà sostenere il costo dell’alloggio, ma otterrà dalla SISSA l’importo forfetario determinato in sede di invito dal proprio referente scientifico.

Come suggerisce il termine “Scientist”, si ritiene che l’ospite debba essere in possesso di un significativo CV scientifico maturato, successivamente al conseguimento della laurea, presso un’università o un ente di ricerca diversi dalla SISSA. Ad ogni modo si consiglia di contattare il team ospiti dell’ufficio eventi per valutare quale tipologia di invito si possa abbinare all’ospite in questione (events@sissa.it).

Il Regolamento Visiting Scientist recita all’Art. 1, comma 1 quanto segue: “La SISSA, al fine di consolidare e potenziare la propria strategia di internazionalizzazione, nonché per incentivare l’interdisciplinarità e la promozione della propria attività di ricerca in un quadro di collaborazione, intende promuovere scambi e la mobilità di studiosi e ricercatori nell’ambito di collaborazioni scientifiche con altri enti/istituzioni”.

Ciò premesso, si presuppone che il rimborso spese, sia esso in forma analitica o forfetaria, sia conferibile a chi sostiene delle spese legate al trasferimento e alla permanenza a Trieste (viaggio o spese vive) per svolgere la collaborazione.

Ad ogni modo si invita a contattare il team ospiti dell’ufficio eventi per valutare le soluzioni attuabili caso per caso (events@sissa.it).

Come citato nel precedente quesito, si ritiene che la tipologia “Visiting Scientist” sia attribuibile a chi ha una sede di lavoro fuori Trieste presso altro ente o istituzione. Se la persona da invitare si trova già a Trieste una volta terminato un precedente rapporto lavorativo con la SISSA, va considerata un’altra tipologia di invito (contratto, borsa, ecc.). Per valutare il singolo caso specifico si invita a contattare il team ospiti dell’ufficio eventi (events@sissa.it).

Il Visiting Scientist può prendere parte a una sessione di valutazione (commissioni per esami di ammissione o per esami di PhD) o può tenere uno o più seminari nel corso della sua visita a Trieste. Trattandosi però di Visiting Scientist è sottinteso che l’attività principale oggetto dell’invito sia la collaborazione scientifica. Qualora il fine principale dell’ospite sia quello di tenere dei seminari o di partecipare a una sessione di valutazione, si consiglia di valutare l’invito previsto per tali attività, prevedendo eventualmente la possibilità del rimborso spese e/o del compenso orario.

Di norma il rimborso spese viene versato all’ospite al termine della visita.

È possibile richiedere l’erogazione mensile del rimborso per coloro che visitano la SISSA per un periodo superiore ai 2 mesi. In tal caso si raccomanda di specificare la richiesta tra le note dell’invito, in maniera da renderla evidente per gli uffici. In questo caso il contributo verrà versato con cadenza mensile posticipata (una volta terminato il mese di riferimento). Prima della liquidazione gli uffici richiederanno al referente scientifico di attestare il regolare svolgimento dell’attività dell’ospite.

Si segnala che è anche possibile richiedere il versamento anticipato della prima mensilità su richiesta motivata del referente scientifico (ad esempio per fare fronte alle prime spese per la sistemazione a Trieste). Il versamento non potrà comunque essere corrisposto prima dell’arrivo alla SISSA dell’ospite stesso.